一场招商会,首先要明白它的意义。很多人认为招商会就是为了签约项目。其实并不完全是。它更重要的意义是推介,推介宣传一个城市发展概况及营商环境。所以一场招商会不单纯是把这个项目给签了就完事了,因此最重要的环节也一定不是签约环节。而是要向外地客商展示你的城市对待客商的态度,所以接待的标准、服务的细节很重要。
今天沈阳活动就来和大家分享一下招商推介会的细节和流程。
一、前期准备:
1、客商邀请:如果是市级牵头,就要先把邀请客商的任务分一部分给县区,由县区和驻地招商局前期确定参加的客商。
2、材料准备:前期要准备的材料主要包括会议手册、招商推介 PPT 、展板素材、主持词、领导致辞。这些都是可以前期准备好大概,临时有调整再进行部分修改即可。
3、酒店:酒店要提前进行预定,首先要选择五星级或者较新的四星级酒店,提前谈妥住宿协议价,确保不超标,其次要带会展公司到酒店确定好会议室,丈量尺寸,为做展板准备,还要看是否配备休息室,这个划重点。建议找其他单位在该城市举办类似活动选用过的酒店,无论是设施配备还是服务员配合度都比较好。
4、会展公司:一定一定要找一个当地的靠谱的会展公司。这里也建议用其他单位合作过的公司。举个例子,比如由科技局牵头在杭州举办过一场招商推介会,他们合作的酒店和会展公司你直接套用过来,绝对是事半功倍的选择。当时我们为了省钱,没有找专业的会展公司,手册设计、展板制作、观摩车辆租赁、电脑控制分别找的不同公司配合,基础工作全部由我们自己2个人完成,真是忙成狗,还出了一堆问题,没出问题的环节事后我也觉得是侥幸。
二、活动组织
招商推介会一般分为两部分,企业观摩和推介座谈会。
1、企业观摩。企业都是前期对接好的,活动前一天再去跑线路,预测观摩时间和有可能出现的紧急情况,比如我们那次,提前串点的时候,就发现第一个点位路程特别远,就要提前和考斯特司机沟通好。这里还有一个关键,就是租车。建议不要和陌生公司合作,要么从企业借车,要么从当地带车,要么找兄弟单位合作过的公司租借。不然真的是临到跟前,各种意外都有可能。我们当时就因为租车而出现了2次意外,第一次是已经签好租车协议了,当天告诉我们来不了了,虽然协议上提到违约要赔偿多少,但是紧急关头,就是再占理也解决不了问题,第二次是司机的问题,第一个点观摩结束准备前往第二个点,司机死活就是不启动车,说是要严格按照行程时间发车,怎么劝都没用。所以还是奉劝在外地开展活动千万不要贸然和陌生公司合作。
2、座谈会。主要包括会场布置和会务。会场布置包括背景屏设计、座次、席卡、会议材料等等,会务包括议程串联、签约彩排(签约座次、见签人员及站位)、礼仪、拍照等等。这里没什么好说的,成败都在细节当中。比如,主持词要反复琢磨,推介的 PPT 要提前熟悉,帮领导翻页,背景音乐提前下载好,领导座次、签约顺序、见签站位都要谨慎,不容出错。这里强调一点,如果酒店有专业的负责大屏音响的还好,如果没有,宁愿花钱外请。之所以说成败都在细节中。
三、结束后续
1、宣传报道。要第一时间出照片和宣传稿,经市政府办审核之后再发。
2、核账报销。和酒店、会展公司、广告公司等核实好发票,一定要杜绝超标和逻辑错误的情况,比如酒店住宿和每天用餐人员要对应上,用餐要附审批单、用餐人员姓名、详细菜单等。
四、注意事项:
1、订房间要尽量定在一个楼层,方便沟通。
2、提前订会场一定要问清楚有没有休息室,会场是否有专人帮忙操作电脑音响。
3、所有会务一定要交给同一家并且有经验的会展公司。
4、酒店要定经常和政府合作的相对新的酒店,拍照好看。尤其是领导和客商参加,不能省钱。老酒店拍出来的照片,会场,地面,天花板,桌布,客房都有一堆问题。
5、拍照如果找外人拍照,一是要安排自己的人拍一份,以防万一。二是提前请拍照的人试拍看效果。三是告诉他需要采哪几个镜头。
6、就餐:餐桌拜访席卡(对陪或十字陪都可以),每桌每人面前放一张本桌的宾主名单,同时随会议手册发提醒单(尊敬的 XX 嘉宾,晚宴您的桌号是 X 号)。
7、观摩用车要找熟悉的,不和陌生公司租借,以防突发情况。