一场招商会，首先要明白它的意义。很多人认为招商会就是为了签约项目。其实并不完全是。它更重要的意义是推介，推介宣传一个城市发展概况及营商环境。所以一场招商会不单纯是把这个项目给签了就完事了，因此最重要的环节也一定不是签约环节。而是要向外地客商展示你的城市对待客商的态度，所以接待的标准、服务的细节很重要。
今天沈阳活动就来和大家分享一下招商推介会的细节和流程。
一、前期准备：
1、客商邀请：如果是市级牵头，就要先把邀请客商的任务分一部分给县区，由县区和驻地招商局前期确定参加的客商。
2、材料准备：前期要准备的材料主要包括会议手册、招商推介 PPT 、展板素材、主持词、领导致辞。这些都是可以前期准备好大概，临时有调整再进行部分修改即可。
3、酒店：酒店要提前进行预定，首先要选择五星级或者较新的四星级酒店，提前谈妥住宿协议价，确保不超标，其次要带会展公司到酒店确定好会议室，丈量尺寸，为做展板准备，还要看是否配备休息室，这个划重点。建议找其他单位在该城市举办类似活动选用过的酒店，无论是设施配备还是服务员配合度都比较好。
4、会展公司：一定一定要找一个当地的靠谱的会展公司。这里也建议用其他单位合作过的公司。举个例子，比如由科技局牵头在杭州举办过一场招商推介会，他们合作的酒店和会展公司你直接套用过来，绝对是事半功倍的选择。当时我们为了省钱，没有找专业的会展公司，手册设计、展板制作、观摩车辆租赁、电脑控制分别找的不同公司配合，基础工作全部由我们自己2个人完成，真是忙成狗，还出了一堆问题，没出问题的环节事后我也觉得是侥幸。
二、活动组织
招商推介会一般分为两部分，企业观摩和推介座谈会。
1、企业观摩。企业都是前期对接好的，活动前一天再去跑线路，预测观摩时间和有可能出现的紧急情况，比如我们那次，提前串点的时候，就发现第一个点位路程特别远，就要提前和考斯特司机沟通好。这里还有一个关键，就是租车。建议不要和陌生公司合作，要么从企业借车，要么从当地带车，要么找兄弟单位合作过的公司租借。不然真的是临到跟前，各种意外都有可能。我们当时就因为租车而出现了2次意外，第一次是已经签好租车协议了，当天告诉我们来不了了，虽然协议上提到违约要赔偿多少，但是紧急关头，就是再占理也解决不了问题，第二次是司机的问题，第一个点观摩结束准备前往第二个点，司机死活就是不启动车，说是要严格按照行程时间发车，怎么劝都没用。所以还是奉劝在外地开展活动千万不要贸然和陌生公司合作。
2、座谈会。主要包括会场布置和会务。会场布置包括背景屏设计、座次、席卡、会议材料等等，会务包括议程串联、签约彩排（签约座次、见签人员及站位）、礼仪、拍照等等。这里没什么好说的，成败都在细节当中。比如，主持词要反复琢磨，推介的 PPT 要提前熟悉，帮领导翻页，背景音乐提前下载好，领导座次、签约顺序、见签站位都要谨慎，不容出错。这里强调一点，如果酒店有专业的负责大屏音响的还好，如果没有，宁愿花钱外请。之所以说成败都在细节中。
三、结束后续
1、宣传报道。要第一时间出照片和宣传稿，经市政府办审核之后再发。
2、核账报销。和酒店、会展公司、广告公司等核实好发票，一定要杜绝超标和逻辑错误的情况，比如酒店住宿和每天用餐人员要对应上，用餐要附审批单、用餐人员姓名、详细菜单等。
四、注意事项：
1、订房间要尽量定在一个楼层，方便沟通。
2、提前订会场一定要问清楚有没有休息室，会场是否有专人帮忙操作电脑音响。
3、所有会务一定要交给同一家并且有经验的会展公司。
4、酒店要定经常和政府合作的相对新的酒店，拍照好看。尤其是领导和客商参加，不能省钱。老酒店拍出来的照片，会场，地面，天花板，桌布，客房都有一堆问题。
5、拍照如果找外人拍照，一是要安排自己的人拍一份，以防万一。二是提前请拍照的人试拍看效果。三是告诉他需要采哪几个镜头。
6、就餐：餐桌拜访席卡（对陪或十字陪都可以），每桌每人面前放一张本桌的宾主名单，同时随会议手册发提醒单（尊敬的 XX 嘉宾，晚宴您的桌号是 X 号）。
7、观摩用车要找熟悉的，不和陌生公司租借，以防突发情况。
2023-06-26 17:18
